Les bibliothèques de droit se sont informatisées et numérisées depuis la création de Lexis en 1974. Les juristes utilisent internet depuis l’orée de la décennie 90. Les recherches autrefois laborieusement accomplies au travers de piles et étagères d’ouvrages s’effectuent à présent par la simple frappe de quelques touches sur le clavier d’un ordinateur. Si l’on peut affirmer que les recherches sont plus aisées aujourd’hui qu’hier, il est également exact que pour les bibliothécaires, qui sont à la tête de ces mutations, le travail est en définitive plus complexe qu’auparavant, et les budgets à mettre en oeuvre plus élevés qu’ils ne l’ont jamais été.

De manière croissante, les informations sont disponibles au format électronique. Dans cet environnement stimulant mais incertain, en constante mutation, les fournisseurs doivent évidemment protéger leurs investissements. Ils se tournent vers le régime juridique des licences d’utilisation pour définir et contrôler l’usage de leurs produits. Aussi, en sus du respect du droit d’auteur, les bibliothécaires doivent désormais gérer l’usage de l’information électronique en conformité avec les termes des licences. L’attention doit être portée sur les détails et sur les effets des accords de licence sur nos firmes et nos utilisateurs.

La fonction fondamentale du bibliothécaire reste inchangée : délivrer l’information à son usager. Mais aujourd’hui, et parce que cela nous est désormais possible, nous le faisons sur une base mondiale, en recourant à bien plus d’outils et pour un volume d’information bien plus élevé. Dans le cas de Shearman & Sterling, nous négocions avec nos fournisseurs des accords globaux, couvrant l’accès par notre bureau de NY et par les 18 autres bureaux situés au travers du monde. Bien entendu, les coûts relatifs à l’information électronique ne cessent d’augmenter.

Comme nous le savons tous, les accords de licence sont incontournables lorsque nous recourrons aux banques de données. Les éditeurs recourent aux accords de licence pour contrôler l’usage de leurs produits. Certains accords restreignent les droits des utilisateurs.

Négocier les accords de licence est devenu une tâche complexe. De nombreux bibliothécaires font appel aux juristes ou responsables administratifs et financiers de leurs firmes pour les assister et les aider à mieux appréhender les concepts juridiques et optimiser les budgets.

Beaucoup d’éditeurs facturent leurs prestations électroniques selon le nombre d’avocats ou de bureau d’une firme. Certains éditeurs facturent l’usage de leur produit sur le chiffre théorique de 100 utilisateurs alors que le nombre réel est de 30, d’autres calculent leurs tarifs sur l’utilisation simultanée. Dans ces cas, le recours aux avocats ou responsables financiers permet d’obtenir de meilleures conditions, sans indisposer l’éditeur.

Lorsque l’on négocie les accords de licence, il faut définir les départements, les bureaux qui seront les principaux utilisateurs et toujours conserver à l’esprit son budget.

Quand les bibliothèques s’abonnent aux ressources électroniques, les accords de licence, comme bien d’autres contrats prérédigés, ne sont pas négociables et s’avèrent incompréhensibles au non-juriste. Les bibliothécaires ont systématiquement accepté les termes des contrats de licence en raison des avantages procurés par l’information électronique. Les bibliothèques de NY se séparent désormais des collections imprimées de recueils de jurisprudence, recueils législatifs, codes.

Avec le temps, les directeurs de bibliothèques ont reçu et signé les accords de licences. Des clauses limitant l’usage à quatre utilisateurs simultanés ou obligeant à la conservation d’un abonnement papier sont de plus en plus fréquentes dans les accords de licence. On a souvent oublié de prendre en considération qu’il y a des moyens de vérifier si l’usage est bien conforme à l’accord souscrit. Très souvent désormais, les accords de licence prévoient l’interruption immédiate de fourniture de l’information en cas de retard de paiement.

Gérer et se conformer aux accords de licence est devenue une tâche supplémentaire, s’ajoutant aux fonctions habituelles des bibliothécaires. Une fois l’accord signé, qui s’applique à toute la firme et à ses employés, qui peuvent d’ailleurs n’avoir jamais à utiliser ou même seulement connaître l’existence de la banque de données, c’est le devoir du bibliothécaire de s’assurer du respect des clauses de l’accord de licence. Habituellement, les bibliothécaires indiquent aux utilisateurs que les questions concernant l’accès ou l’usage de ressources doivent leur être adressées.

Beaucoup de bibliothécaires refuseront un accord de licence spécifiant l’interdiction de se désabonner de la version papier, ou encore si la définition du lieu d’utilisation ou de la notion d’utilisateur n’est pas claire, ou si la bibliothèque peut être tenue responsable en cas de non-respect du contrat par un utilisateur.

Les bibliothécaires, en délivrant les mots de passe aux sources électroniques d’information, prennent le temps et le soin de former les utilisateurs à leur utilisation et à les informer des conditions légales d’utilisations. Si un bibliothécaire est témoin d’une violation de l’accord de licence par un utilisateur, il lui supprime, en général, ses droits d’accès.

Les accords de licence autorisent l’affichage à l’écran et l’impression de pages, de même que l’enregistrement sur disque, sauf s’il s’agit de disque serveurs ou de tout matériel connecté à un réseau.

Le droit d’auteur est reformulé en accord de licence qui spécifie que l’accord préalable de l’éditeur est indispensable pour toute redistribution. Tous les accords de licence interdisent de supprimer les mentions de propriétés intellectuelles et de marques ainsi que la création d’une banque de données à partir des documents téléchargés.

Cependant, les sites qui diffusent des brèves et nouvelles en autorisent l’impression et le téléchargement à condition que le bas de chaque page mentionnent « reproduit avec la permission de » suivi du nom de l’éditeur. Droits de reproduction de téléchargement sont fréquemment accordés quand le requérant invoque certains usages, tel l’enseignement où la rédaction d’un article de journal.

Le régime juridique du droit d’auteur est le même, qu’il s’agisse d’ ?uvres imprimées ou au format électronique. Le « Digital Millenium Copyright Act » a mis à jour le « Copyright Law for Electronic Use » de 1976.

Beaucoup d’utilisateurs croient à tort que l’information en ligne peut être reproduite et distribuée librement. Ces lois sur le droit d’auteur et la propriété intellectuelle ont fait cesser pillage par les grands éditeurs de contenu appartenant à des éditeurs plus modestes.

La tendance actuelle est claire : si les bibliothèques veulent pouvoir télécharger, imprimer ou redistribuer le contenu d’articles, journaux ou livres, elles doivent négocier ces droits qui doivent ensuite figurer dans l’accord de licence. De gros volumes d’information pourront être acquis pour être mis à disposition de tous les bureaux d’une firme. Aussi, tous les contrats, les accords doivent faire l’objet d’une étude attentive avant signature et présentations aux usagers. C’est devenu une contrainte usuelle dans le secteur de l’information électronique. Négocier et comprendre les accords de licence est le nouveau défi posé aux bibliothécaires du secteur juridique.

Xavier Strubel, Enrique Batalla, Tony Issa, David Merkin